Urgente é a tarefa que você não encaminhou no tempo hábil e exige que seja feita em tempo recorde"
Autor desconhecido
A tese que vamos defender aqui parece algo óbvio, no entanto, é importante o suficiente para desenvolvermos o tema, visto que muitas empresas e profissionais vivem invertendo as prioridades nas tarefas diárias, realizando primeiro aquelas que são "urgentes", muitas vezes sem importância, e relegando ao segundo plano as tarefas essenciais. Esta prática é anteproducente, e tem causado prejuízo e perda de tempo a pessoas e organizações.
Para entendermos melhor a ordem de prioridade em nossa vida pessoal, profissional e nas organizações devemos aprender a classificar os assuntos conforme sua ordem de importância.
- Assuntos Essenciais - são aqueles que são fundamentais para alcançar os objetivos maiores da organização em que trabalhamos ou nossos objetivos pessoais e profissionais, e que precisam ser realizados antes de qualquer outra tarefa.
- Assuntos Importantes - são aqueles assuntos que precisam ser realizados em algum momento futuro. Eles são importantes, porém, podem esperar o momento certo, ou seja, que os assuntos essenciais sejam realizados primeiro. Um dia se tornarão essenciais e terão que receber sua atenção prioritária.
- Assuntos Secundários - são aqueles que não estão na ordem do dia. Eles poderão vir a se tornar importantes e essenciais algum dia, mas no momento não precisam receber qualquer atenção.
Vamos apresentar um exemplo para mostrar um assunto conforme sua ordem de prioridades. Imaginemos que uma criança caiu numa piscina e começou a se afogar. Naquele momento, torna-se essencial salvar a criança, retirando-a da água. Examinar a criança para saber se sofreu algum dano físico é importante, mas deve ser feito somente após retirá-la da piscina. Agora, ensiná-la a nadar é uma tarefa secundária naquele momento, pois, a vida da criança está em perigo, e esta tarefa deverá ser levada em conta posteriormente.
Este é um exemplo extremo, onde a vida de uma criança está em perigo, no entanto, muitos exemplos ocorrem diariamente em nossas vidas pessoais e no trabalho, onde invertemos a ordem de prioridades e executamos tarefas secundárias primeiro em detrimento daquelasessenciais para a organização e para nossa carreira profissional.
Um outro exemplo de um assunto que passa pelas três fases até se tornar essencial é a renovação de sua carteira de motorista, caso você dirija habitualmente. Quando faltarem dois anos para a renovação da carteira de habilitação, este assunto é secundário, pois não está na ordem do dia. Se falta apenas dois meses para a renovação, o assunto torna-seimportante, pois terá de realizar esta tarefa sob pena de ficar impedido de dirigir. Na semana que for vencer o prazo, este assunto torna-se essencial e você terá de dedicar-se prioritariamente a realização desta renovação, sob pena de sérios problemas legais caso seja pego com a habilitação vencida.
Muitos profissionais gerenciam suas atividades "apagando incêndios". Vivem resolvendo assuntos "urgentes", que muitas vezes não foram realizados em tempo hábil, prejudicando a execução de tarefas essenciais.
Peter Drucker, guru da administração moderna e certamente uma das maiores autoridades mundiais em gestão organizacional, apresenta-nos uma interessante definição de gerência eficaz, em contraposição à gerência eficiente, em seu livro "O Gerente Eficaz" (Editora LTC, 1990). Segundo sua definição, "gerente eficaz" é aquele que realiza sempre as ações essenciais para a organização, e o "gerente eficiente" seria aquele que procura realizar ações de forma bem feita, independentes de serem essenciais ou não.
O autor mostra que as organizações precisam mais dos gerentes eficazes, pois estes são responsáveis por levar estas organizações na direção de seus objetivos maiores. Enquanto os gerentes eficientes envolvem-se muito com a forma como realizam as tarefas, e nunca analisam a ordem de prioridades para saber se aquela tarefa precisaria mesmo ser realizada naquele momento.
Modernamente, trabalha-se com o conceito de excelência, que seria unir a competência do "gerente eficaz" com as habilidades do "gerente eficiente", criando a figura do "gerente excelente". Aquele que une a orientação para o essencial, com a eficiência de realizar bem feito a tarefa.
É preciso que as organizações, as gerências e os profissionais em geral desenvolvam um sistema de classificar os assuntos e as tarefas conforme sua ordem de importância, separando os assuntos essenciais, dos importantes e dos secundários, e programando a realização de cada um conforme sua prioridade.
Os assuntos essenciais precisam receber uma maior atenção de todos, e devem ser executados em primeiro lugar e de forma prioritária. O restante dos assuntos, os importantes e os secundários devem receber um planejamento adequado, pois, provavelmente um dia se tornarão prioritários, e quando este dia chegar, deverão receber o tratamento de assuntos essenciais.
Uma preocupação que todo profissional e toda organização deveria ter é sobre a ocorrência frequente de assuntos urgentes. Assuntos urgentes, salvo exceções, normalmente são devido a falta de planejamento e desorganização. Se em sua empresa ou em sua rotina diária ocorrem assuntos urgentes com muita frequência, é um sinal de que existe falha no planejamento das atividades, e de que algo precisa ser feito para resolver o problema.
